Kandydat z zagranicy zwykle nie ma historii w BIK ani referencji od polskiego wynajmującego. To nie znaczy, że trzeba wynajmować w ciemno. Trzeba sprawdzić inne rzeczy: tożsamość, prawo pobytu, źródło dochodu i spójność tego, co mówi. Poniżej lista, która zajmuje około pół godziny.
Jedna zasada na start
Stosuj te same kryteria wobec każdego kandydata, Polaka i cudzoziemca: dokumenty, dochód, historia najmu. Odmowa wyłącznie z powodu narodowości może zostać uznana za nierówne traktowanie. Wymaganie dokumentów, dochodu i kaucji jest w porządku, o ile dotyczy wszystkich.
Tożsamość i prawo pobytu
Zacznij od paszportu: zdjęcie, dane, data ważności. Jeśli masz wątpliwości co do autentyczności, wygląd i zabezpieczenia wzorów dokumentów z wielu krajów pokazuje publiczny rejestr Rady UE PRADO. Potem ustal, na jakiej podstawie kandydat jest w Polsce, bo od tego zależy, jak długo może tu legalnie mieszkać.
| Podstawa pobytu | Co sprawdzić |
|---|---|
| PESEL ze statusem UKR (ochrona czasowa) | Potwierdzenie w mObywatelu (Diia.pl), zgodność z paszportem. Ochrona czasowa trwa do 4 marca 2028 r. Status wygasa m.in. po wyjeździe z Polski na ponad 30 dni. |
| Karta pobytu, w tym CUKR | Data ważności na karcie. Karta CUKR jest ważna 3 lata od wydania, wnioski można składać do 4 marca 2027 r. |
| Dokumenty przedłużone ustawą krajową (dla obywateli Ukrainy bez statusu UKR) | Przedłużenie obowiązuje do 4 marca 2027 r., o ile przepisy się nie zmienią. Zapytaj, czy kandydat złożył wniosek o zezwolenie. |
| Wiza lub ruch bezwizowy | Okres pobytu wynikający z wizy albo limit 90 dni w ciągu 180 dni. Przy długiej umowie zapytaj o plan na dalszy pobyt. |
Nie uzależniaj długości umowy na sztywno od daty na dokumencie. Lepiej wpisać do umowy obowiązek informowania o zmianie podstawy pobytu i przy dłuższym najmie zapytać o plany: wniosek o kartę pobytu, umowę o pracę, rodzinę w Polsce.
Dochód bez historii w BIK
Historię kredytową zastępują twarde dowody dochodu w Polsce:
| Dokument | Co sprawdzasz |
|---|---|
| Umowa o pracę lub zlecenie | pracodawca, okres umowy, stawka. Czy umowa nie kończy się przed końcem najmu? |
| Wyciąg z konta za 3 miesiące | regularne wpływy od tego samego pracodawcy, zgodne z umową |
| Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach | potwierdzenie z kadr i kontakt do pracodawcy |
| Przy działalności: wpis do CEIDG i wyciągi | ciągłość przychodów, a nie firma założona kilka tygodni temu |
| Referencje od poprzedniego wynajmującego | terminowość płatności, stan lokalu przy wyprowadzce |
Zasada 35-40%: czynsz razem z opłatami nie powinien przekraczać 35-40% dochodu netto najemcy lub rodziny. Przy czynszu z opłatami 3 400 zł daje to minimum około 8 500 zł netto miesięcznie. Dochód pary licz łącznie tylko wtedy, gdy oboje podpisują umowę jako najemcy.
Jeśli kandydat ma PESEL i mieszka w Polsce dłużej, mógł już zbudować historię kredytową, na przykład przez zakupy na raty. Może wtedy sam pobrać swój raport z BIK i Ci go pokazać. To jego decyzja, nie Twoje prawo do wglądu.
Kaucja: przy najmie osobom z zagranicy coraz częściej spotyka się 1,5-2-krotność czynszu. Limit ustawowy to 12-krotność przy najmie zwykłym i 6-krotność przy okazjonalnym i instytucjonalnym. Przyjmuj ją wyłącznie przelewem.
Obywatele Rosji i Białorusi: listy sankcyjne
Przed umową z obywatelem Rosji lub Białorusi sprawdź imię i nazwisko na dwóch listach. To zajmuje dwie minuty:
Trafienie na liście to sytuacja wyjątkowa, ale sprawdzenie jest bezpłatne i chroni Cię przed poważnymi problemami. Samo obywatelstwo nie jest powodem do odmowy.
Rozmowa z kandydatem
Umów krótką rozmowę na żywo lub przez wideo. Jeśli bariera językowa jest duża, poproś o obecność osoby, która pomoże w tłumaczeniu. Zapytaj o:
- Ile osób zamieszka, w tym dzieci, i czy będą zwierzęta.
- Gdzie i od kiedy pracuje, jak długo planuje zostać w mieście.
- Gdzie mieszkał wcześniej i dlaczego się przeprowadza.
- Czy ma w Polsce osobę, która może zostać poręczycielem lub udostępnić adres zastępczy.
- Czy akceptuje kaucję, OC najemcy i ewentualną wizytę u notariusza.
Zapisuj odpowiedzi. Kandydat, który zmienia wersję albo unika konkretów, to cenniejszy sygnał niż brak historii w BIK.
Dane osobowe: co możesz, a czego nie
- Oglądaj zamiast kopiować. Przy weryfikacji wystarczy okazanie dokumentu i notatka, co sprawdziłeś. Kopię paszportu rób tylko wtedy, gdy rzeczywiście jest potrzebna do umowy.
- Zbieraj tylko to, co trafi do umowy: imię i nazwisko jak w paszporcie, numer i ważność dokumentu, PESEL, rodzaj i ważność dokumentu pobytowego, adres do doręczeń i e-mail.
- Dokumenty odrzuconych kandydatów usuń po zakończeniu wyboru. Wyciągi i zaświadczenia wybranego najemcy przechowuj tylko tak długo, jak to potrzebne.
- Przechowuj bezpiecznie: zaszyfrowany folder albo zamknięta szuflada, nie skrzynka mailowa z dostępem dla całej rodziny.
Sygnały ostrzegawcze
- Pośpiech i nacisk, żeby podpisać „jeszcze dziś”, bez oglądania mieszkania.
- Propozycja zapłaty kilku miesięcy z góry gotówką w zamian za rezygnację z umowy lub dokumentów.
- Brak jakiegokolwiek kontaktu do pracodawcy albo poprzedniego wynajmującego po długim pobycie w Polsce.
- Dane w umowie o pracę niezgodne z wpływami na koncie.
- Status pobytu kończący się za kilka tygodni bez złożonego wniosku o nowy dokument.
- Więcej osób do zamieszkania, niż kandydat podał na początku.
Chcesz mieć gotowe dokumenty?
Umowa najmu PL/UA, PL/EN i PL/RU w dwóch kolumnach, protokół zdawczo-odbiorczy, checklista weryfikacji najemcy, wzory oświadczeń do notariusza, pisma w trakcie najmu i poradnik PDF. 31 plików za 99 zł, od razu na e-mail.
Zobacz pakiet za 99 zł