Najem okazjonalny z cudzoziemcem: notariusz, lokal zastępczy i status UKR

Najem okazjonalny to najszybsza legalna droga, żeby odzyskać mieszkanie od najemcy, który nie chce się wyprowadzić. Przy cudzoziemcu pojawiają się trzy pytania: skąd wziąć lokal zastępczy, co z wizytą u notariusza, gdy najemca nie mówi po polsku, i czy status UKR coś zmienia. Zmienia, i to sporo.

Czym jest najem okazjonalny

To szczególny rodzaj umowy z ustawy o ochronie praw lokatorów (art. 19a-19e). Może go zawrzeć osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa jest zawierana na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat, i wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Przewaga nad zwykłym najmem: najemca już na starcie składa u notariusza oświadczenie, że po zakończeniu umowy opuści lokal i poddaje się egzekucji. Jeśli się nie wyprowadzi, nie musisz prowadzić procesu o eksmisję. Wystarczy pisemne żądanie, a potem wniosek do sądu o nadanie temu aktowi klauzuli wykonalności i komornik.

Ta ochrona działa tak samo bez względu na obywatelstwo najemcy. Różnice przy cudzoziemcach dotyczą lokalu zastępczego, języka u notariusza i sprawdzenia prawa pobytu.

Trzy załączniki i zgłoszenie do urzędu skarbowego

Do umowy najmu okazjonalnego załącza się w szczególności (art. 19a ust. 2):

1. Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela.
2. Wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać, jeśli dojdzie do egzekucji (tzw. lokal zastępczy).
3. Oświadczenie właściciela tego lokalu (albo osoby, która ma do niego tytuł prawny), że zgadza się na zamieszkanie tam najemcy i osób z nim mieszkających. Na Twoje żądanie podpis na tym oświadczeniu musi być poświadczony notarialnie. Warto z tego prawa skorzystać.

Dwie inne zasady warte zapamiętania:

• Kaucja nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu. Zwracasz ją w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu swoich należności.
• Jeśli najemca straci możliwość zamieszkania w lokalu zastępczym, ma 21 dni na wskazanie nowego wraz ze zgodą jego właściciela. Jeśli tego nie zrobi, możesz wypowiedzieć umowę z co najmniej 7-dniowym terminem.

Najemca ze statusem UKR: bez lokalu zastępczego

To najważniejsza informacja dla właścicieli wynajmujących obywatelom Ukrainy. Od 5 marca 2026 r. obowiązuje art. 112e ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP, który zastąpił wcześniejszy art. 69 tzw. specustawy ukraińskiej. Zgodnie z nim najemca będący beneficjentem ochrony czasowej nie musi wskazywać lokalu zastępczego ani przedstawiać zgody jego właściciela. Nie stosuje się do niego też zasady 21 dni.

Pozostałe wymogi zostają bez zmian: forma pisemna, akt notarialny z poddaniem się egzekucji i zgłoszenie do urzędu skarbowego w 14 dni.

Kogo to dotyczy, a kogo nie

Decyduje status ochrony, a nie samo obywatelstwo. Mąż pracujący w Polsce od lat na zezwoleniu i żona ze statusem UKR to dwie różne sytuacje. Czasem prostsze jest wpisanie jako najemcy osoby ze statusem.

Jak sprawdzić status

• Poproś o pokazanie potwierdzenia statusu w aplikacji mObywatel (dokument Diia.pl) i porównaj dane z paszportem.
• Osoby, którym nadano PESEL UKR tylko na podstawie oświadczenia, musiały potwierdzić tożsamość paszportem w urzędzie gminy do końca sierpnia 2026 r. Kto tego nie zrobił, stracił status.
• Status wygasa m.in. po wyjeździe z Polski na ponad 30 dni.
• Ochrona czasowa w UE została przedłużona do 4 marca 2028 r. (decyzja Rady UE 2026/1912). Nowi wnioskodawcy po 31 lipca 2026 r. muszą spełnić dodatkowe warunki, ale osób, które miały status wcześniej i zachowały go bez przerwy, to nie dotyczy.

Na co uważać

• Eksmisja przebiega inaczej. Skoro nie ma lokalu zastępczego, komornik zwraca się do gminy o wskazanie miejsca, do którego można przenieść najemcę. Praktyka komorników w tej sprawie nie jest jeszcze ugruntowana i zdarzają się wstrzymania egzekucji. Przed wnioskiem o egzekucję warto porozmawiać z prawnikiem.
• Status może wygasnąć w trakcie najmu. Przepisy nie mówią wprost, co wtedy z lokalem zastępczym. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby najemca ze statusem dobrowolnie wskazał lokal zastępczy, jeśli ma taką możliwość. To dodatkowe zabezpieczenie.

Najemca bez statusu UKR: skąd wziąć lokal zastępczy

Lokal zastępczy musi znajdować się w Polsce. Mieszkanie rodziców najemcy w Kijowie, Tbilisi czy Mińsku się nie nada. Nie musi za to być w tym samym mieście co Twoje mieszkanie. Realne możliwości:

• Znajomy, krewny lub pracodawca najemcy, który ma tytuł prawny do lokalu w Polsce i złoży oświadczenie z notarialnie poświadczonym podpisem. Oświadczenie powinno wymieniać wszystkie osoby, które mogą się tam przenieść.
• Komercyjny „adres zastępczy”, który firma udostępnia za opłatą. Podchodź do tego ostrożnie: jeśli najemca realnie nie może tam zamieszkać, egzekucja może się skomplikować. Sprawdź firmę i to, czy adres faktycznie istnieje.
• Platforma najmu oferująca najem okazjonalny z gwarancją.

Jeśli nic z tego nie wchodzi w grę, zostają dwie drogi. Pierwsza to najem instytucjonalny, ale tylko jeśli prowadzisz działalność w zakresie wynajmu: tam lokalu zastępczego nie ma. Druga to najem zwykły z dodatkowymi zabezpieczeniami, czyli wyższą kaucją, poręczeniem, OC najemcy i jasnymi przyczynami wypowiedzenia. Uczciwie: najem zwykły pokrywa straty, ale nie skraca drogi przez sąd.

Notariusz, tłumacz i koszty

Oświadczenie najemcy to akt notarialny, sporządzany po polsku. Jeśli najemca nie zna polskiego, notariusz przetłumaczy akt osobiście albo przy pomocy tłumacza i zaznaczy to w akcie (art. 87 Prawa o notariacie). W praktyce kancelarie zwykle oczekują tłumacza przysięgłego języka najemcy. Ustal to z kancelarią przy umawianiu terminu, bo tłumacza trzeba zarezerwować z wyprzedzeniem.

Koszt: maksymalna taksa notarialna za oświadczenie najemcy to 1/10 minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2026 r. 480,60 zł netto. Do tego VAT, wypisy aktu i wynagrodzenie tłumacza. Zgodnie ze zwyczajem koszt notariusza ponosi najemca, ale to kwestia ustaleń między Wami.

Na wizytę najemca powinien zabrać: paszport, dokument pobytowy lub potwierdzenie statusu UKR, numer PESEL (jeśli ma), dane umowy najmu oraz, gdy jest wymagany, adres lokalu zastępczego i oświadczenie jego właściciela.

Krok po kroku

1. Sprawdź kandydata: tożsamość, prawo pobytu, status UKR, dochód. Szczegóły w artykule jak sprawdzić najemcę obcokrajowca.
2. Przygotuj umowę dwujęzyczną z zapisem, że wiążąca jest wersja polska, i ustal, czy potrzebny jest lokal zastępczy.
3. Umów notariusza i tłumacza. Prześlij kancelarii projekt umowy i dane najemcy.
4. Podpisz umowę, odbierz akt notarialny i załączniki, sporządź protokół zdawczo-odbiorczy z nagraniem wideo.
5. Zgłoś umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu i zachowaj potwierdzenie.
6. Przechowuj komplet: umowę, akt, potwierdzenie zgłoszenia i dokument własności. Będą potrzebne, jeśli najemca się nie wyprowadzi.

Gdy najemca nie chce się wyprowadzić

Po wygaśnięciu albo wypowiedzeniu umowy doręczasz najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem. Żądanie wskazuje strony, umowę, przyczynę jej zakończenia i termin, nie krótszy niż 7 dni od doręczenia. Jeśli termin minie bezskutecznie, składasz do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Dołączasz żądanie z dowodem doręczenia, dokument potwierdzający Twój tytuł do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia do urzędu skarbowego. Z klauzulą idziesz do komornika.

Ta ścieżka działa tylko wtedy, gdy wszystkie elementy zrobione na starcie są kompletne. Dlatego zgłoszenie do urzędu skarbowego i akt notarialny są ważniejsze niż jakikolwiek zapis w samej umowie.

Źródła

• Ustawa o ochronie praw lokatorów, rozdział 2a: najem okazjonalny (lexlege.pl)
• Prawo o notariacie, art. 87 (lexlege.pl)
• Prawo-Mieszkaniowe.info: najem okazjonalny dla obywateli Ukrainy w 2026 r. (art. 112e)
• Kluczo: najem okazjonalny z obywatelem Ukrainy (2026)
• HRappka: ochrona czasowa przedłużona do 4 marca 2028 r.
• nieruchomosclokalowa.pl: wymogi dotyczące adresu do eksmisji
• Rankomat: najem okazjonalny, dokumenty i koszty
• kb.pl: czy najem okazjonalny dostatecznie zabezpiecza właściciela